Como implementar projetos de melhoria nos programas de gestão

Normalmente, qualquer projeto de melhoria necessita ser tocado por times ou equipes treinados nas ferramentas da qualidade, já que as métricas financeiras são fundamentais para definir prioridades e viabilizar os investimentos necessários para sua implantação. Deve-se ressaltar que quando se tratam de programas de sugestões ou círculos de controle da qualidade, com objetivos de incremento da moral e motivação das pessoas, este enfoque econômico ou financeiro não será adequado. Nesses casos, pelo fato de não requererem investimentos, esses programas vão contribuir para um melhor desempenho da organização.

Quando se tratam de projetos de melhoria contínua que buscam vantagens competitivas nos processos da organização, como é o caso do Seis Sigma, a abordagem precisa ser diferente. A utilização de recursos e investimentos, e a adoção destes modelos como estratégia de negócios, tornou o processo de mensuração econômico-financeira como parte integrante no ciclo de melhorias das empresas. Mesmo assim, qualquer projeto deve necessariamente incluir:

- Problema: O projeto deve tratar de um problema de desempenho da empresa que tenha uma solução desconhecida.

- Metas: O projeto deve ter metas numéricas claras diretamente ligadas a um conjunto de indicadores bem-definidos que corresponda à oportunidade.

- Acompanhamento do projeto: O progresso deve ser acompanhado por meio dos indicadores.

- Benefícios para os negócios: O processo deve culminar em um benefício mensurável na qualidade, na programação ou no custo.

- Programação da implementação: O benefício do projeto deve ser percebido em um período razoável, normalmente entre três e seis meses.

- Processo: O projeto deve seguir um processo de resolução de problemas.

- Ferramentas: As ferramentas da qualidade devem ser usadas quando a metodologia para a resolução do problemas estiver sendo seguida.

- Capacidade e confiança: O projeto deve servir para aumentar a autoconfiança do da equipe que está tocando o projeto.

- Orientação do processo: O projeto deve ser visto a partir da orientação da melhoria de um processo, e não tratando necessariamente de um problema.

Dessa forma, a compreensão das exigências de um projeto de melhoria é essencial para o estabelecimento do seu escopo. Sem essa compreensão, é muito difícil avançar pelas particularidades de um projeto para estreitar sua abrangência e obter um objetivo claro e conciso com limites que capacitarão uma resolução oportuna de um problema.

A determinação eficiente da abrangência é também comparável ao tratamento médico de um paciente com uma doença específica. É importante que o médico foque sua atenção no diagnóstico, o qual deve levar em consideração uma série de coisas, entre elas o histórico de saúde do paciente e o de sua família e as condições, informações e sintomas relacionados à doença atual do paciente. Essas informações permitem que o médico estreite a abrangência da doença do paciente e prescreva um tratamento específico.

O foco no escopo para alcançar a descrição específica de um projeto de melhoria é importante para o sucesso do projeto, pois quando o tempo para a finalização de um projeto aumenta, o custo tangível do desdobramento do projeto (devido à mão de obra e material) aumentará. Os custos intangíveis também aumentarão. Estes incluem a frustração causada pela ausência do progresso, o afastamento da mão-de-obra das outras atividades e o atraso na realização dos benefícios do projeto. Quando a duração do projeto começar a exceder seis meses, tal custo pode resultar em estresse para os membros da equipe, o que pode causar ainda mais atrasos.

Importante que as equipes devem se concentrar de maneira ideal em uma área de interesse específica. Projetos maiores — ou os que visam a mais do que uma área de concentração e que durem mais do que seis meses — devem ser divididos em projetos separados. Em alguns casos, pode ser necessário que os dados sejam coletados e analisados para estabelecer precisamente o escopo. Em outros, um projeto iniciado com essa abrangência originalmente mais ampla pode exigir que a equipe volte atrás e restabeleça o escopo depois que os dados tiverem sido analisados.

Ressalte-se que à medida que a experiência de um projeto de melhoria ma aumenta, a equipe se torna melhor no uso das ferramentas corretas para desenvolver o alcance da descrição de um projeto enquanto produz simultaneamente benefícios quantificáveis. Um processo constante de escolha de decisões deve equilibrar o tempo envolvido para o projeto (baseado na atividade antecipada) e o benefício esperado. Após o desenvolvimento do mapa ou diagrama, o campo ou área de foco deve ser delineado, delimitando-se a respectiva parte do processo. Se o limite abranger uma grande área ou se houver mais de uma área em partes separadas do processo, o projeto está possivelmente estabelecendo um escopo exagerado e deve ser focado novamente.

Enfim, a análise financeira é vital nas diversas fases de evolução de projetos de melhoria: seja na elaboração de um escopo inicial através de levantamento de dados para avaliação do potencial de viabilidade; seja durante as etapas de execução, proporcionando o acompanhamento da relação causa-efeito das ações realizadas e, se necessário, correção de estratégia; ou, ainda, seja no encerramento do projeto de melhoria, avaliando a situação real frente ao planejamento inicial, permitindo a contabilização final do projeto. Para realizar a avaliação econômico-financeira é necessário levantar uma série de dados em conjunto com a área financeira da empresa. Contudo, pode-se afirmar que os dados para análise financeira são basicamente classificados em apenas dois tipos: saídas e entradas de capital. Um bom projeto é aquele em que a diferença entre as entradas (ganhos) e as saídas (desembolsos) de capital seja tal que o projeto se torna viável financeiramente para a empresa.
Escrito por Hayrton Rodrigues do Prado Filho
Publicado em 04/07/2012
Fonte: Site Banas Qualidade

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